各单位：

根据《国家教委6号令》精神，为切实加强我院的档案管理工作，学院制定了《四平师范学院档案管理实施细则》，现发给你们，请认真遵照执行。

四平师范学院

一九九Ο年十一月五日

四平师范学院档案管理实施细则

（四师院发[1990]12号）

第一章 总 则

第一条 为加强档案工作，不断提高科学管理水平，充分发挥档案在教学、科研、党政管理工作的作用，根据国家教委、国家档案局《科学技术研究档案管理暂行规定》、《关于加强高等学校档案工作的几点意见》和国家教委《6号令》的规定精神，结合太阳官网档案工作的实际情况，特制定本实施细则。

第二条 档案是学院从事教学、科研、党政管理以及其它各项活动直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富。

档案工作是学院工作的重要组成部分，是办好学院的重要基础工作之一。要把档案工作纳入学院整体规划，列入重要工作议事日程，加强对档案工作的领导和管理，及时研究解决工作中的重大问题，使档案工作与学院各项工作协调发展。

第三条 做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时盎、检查、总结、验收档案工作。使每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

把各种文件材料的归档工作，列入学院各部、处、系、宇、所的职责范围，纳入教学、科研和党政管理人员的岗位责任制内。

第二章 领导体制、机构设置和档案工作人员

第四条 学院档案工作由省教委档案主管部门领导，同时接受省、市档案局的指导、监督与检查。

第五条 学院由一名院长分管档案工作，设立综合档案室，为正科级单位，由院长办公室，院办一名主任兼任综合档案室主任。

第六条 各部、处、系、室、所等部门，必须有一名领导分工主管档案工作，配备一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、阅卷、归档工作。

第七条 综合档案室的基本任务

（一）贯彻执行国家关于档案工俄法令、政策和规定、规划，管理全院档案工作。

（二）制定本院关于档案工作的规章制度，负责、检查执行情况。

（三）负责全院各类档案有关资料的接收（征集）、整理、分类、鉴定、保管工作。

（四）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源，进行档案信息交流，做好档案的利用工作。

（五）负责对全院归档工作人员的业务培训工作。

（六）开展档案宣传活动和利用 者教育活动。

（七）开展档案学研究和交流活动。

（八）做好档案收进、移出，案卷数量及档案利用情况的统计工作，负责向上级报送档案基本情况的统计报表。

第八条 学院档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和画家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

根据国家教委《6号令》规定，学院档案工作人员（包括档案部门专职档案工作人员和经学院确定的以做档案工作为主的兼职人员）属于档案专业技术人员，实行专业技术聘任制。

第三章 经费、库房和设备

第九条 档案工作所需经费列入学院财政预算，单独立项，统筹解决。

第十条 综合档案库房建设列入学院基本建设规划，努力改善工作条件，逐步达到符合档案管理要求的档案库房标准。

第十一条 有计划的为综合档案室配齐复印、录音、照相、电子计算机等设备，逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。

第四章 文件材料的收集、立卷、归档工作

第十二条 文件材料的归档范围

（一）党政管理类

主要包括学院党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关及学院关于党务管理、行政管理、人事管理的文件材料。

（二）教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按国家教委、国家档案局（87）教办字016号规定的《高等学校教学文件材料归档范围》执行。

（三）科研类

按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

（四）基本建设类

按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

（五）仪器设备类

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在五万元人民币以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（六）产品生产类

主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

（七）出版物类

主要包括由我院自行编辑出版的学报、院报、高师研究等刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（八）外事类

主要包括学院有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、对外校交流、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍专家与教师在教学、科研及其它活动中形成的文件材料；授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

（九）财会类

按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财预字（84）第85号）执行。

第十三条 学院实行文件材料形成部门、课题组、立卷归档制度，一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷编排页号或件号，填写卷内目录，经档案工作人员检查、装订后向综合档案室移交，综合档案室工作人员要做好立卷指导工作。

第十四条 学院对科研成果、产品规划与试制、基建工程、新进仪器、设备等进行鉴定、验收时必须有档案部门的人员参加，有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件加以审查、签署意见。没有完整、、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

为发挥综合档案室的作用，今后，凡在评定职称、上报评审奖励科研成果所需的文件材料，必须由综合档案室提供归档证明，否则评职称和科研部门不予办理。

第十五条 归档的文件材料要质地优良、书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。禁用铅笔、园珠笔和复写纸书写，以利长期保存，归档材料应拆除全部金属物。

第十六条 归档时间

（一）按年度归档的党委、行政、工会、团委、民主党派组织、学报、院报、高师研究等要在次年四月底前归档。

（二）教务处、学生处、人事处按学年归档的教学档案材料，要在次学年十月底前归档。

（三）科研、基建、产品生产和设备等部门，应在项目完成或仪器设备到货后两个月内归档。

第十七条 本校教职工在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

第五章 档案管理和利用

第十八条 学校档案分类在《高校档案分类方法》未下发前，暂按照原办法进行分类、编号和排列。

第十九条 综合档案室要认真研究和改进档案保护技术，档案材料严禁涂改、勾画划，对已损坏和字迹退色的档案，要及时修复复制。

第二十条 定期做好保管期限已满档案的鉴定工作。鉴定工作应在分管院长领导下进行。对已经拾掇保存俚俗的档案由综合档案室征得有关部门同意、登记造册，并报给分管院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，严禁销毁任何档案。

第二十一条 健全档案借阅、安全、保密等各项规章制度，加强防范措施，维护档案安全。

综合档案室除平时加强档案管理外，每学期对所存档案和资料的保管情况进行一次全面检查，遇有特殊情况，要立即向院领导报告，及时处理。

第二十二条 综合档案室所保存的档案不对外开放，主要供本院内部利用。

学院有关部门要求查阅、摘录、复制档案材料，必须按学院规定，严格履行审批手续。

外单位需查阅时，必须持单位介绍信，经院办主任同意后方可查阅。如需查阅的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经分管院长批准。

第二十三条　综合档案室在做好档案著录、建立起有效的检查系统基础上，按照档案的种类编制必要的检查工具。著录标准按国家3792.5～85《档案著录规则》执行。

第二十四条 综合档案室积极开展档案的编研工作，对出版和公布档案，须经档案部门同意，并报请校领导批准。

第二十五条 对于重要和珍贵的档案资料一般不得提供原件使用，如特殊需要，须经档案部门领导批准。

第二十六条　综合档案室积极开展档案宣传工作。

第六章 考核、奖励与处罚

第二十七条 综合档案室应严格执行档案规则，建立检查、考核和评估制度，对开发利用档案信息资源中做出显著成绩者表彰。

第二十八条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，严格按照国家政策法规予以处罚，追究共行政和法律责任。

第七章 附 则

第四十五条 本实施细则自发布之日起施行。