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太阳集团0638官方网站学生档案归档文件目录

作者:王继奎来源: 阅读次数:日期:2021年10月13日

系统图示: 

EXCEL表格填写说明:

一、“非打印区域”(A—L列)栏目的填写要求:

1.“一级目录”填写学院全称,例如“数学学院”。

2.“二级目录”填写专业全称,例如“数学与应用数学专业”。

3.“三级目录”填写年班级,例如“2016.01”。

4.“身份证号”“性别”按“居民身份证”进行填写。单元格格式须为数字,且小数位数为“0”。

5.“库存地址”,经档案馆审核同意接收后,由审核人填写。

6.“密级”统一填写“内部”,“保管期”统一填写“永久”。

7.“归档单位”填写单位名称,例如“数学学院”。

8.“移交人”为部门档案员,“移交时间”按照实际情况进行填写,以国际标准日期表示法标注年月日,例如“20200609”。

9.“接收人”经档案馆审核同意接收后,由审核人填写。

二、“打印区域”(M—W列)栏目的填写要求:

(一)“学号”按“学籍表”进行填写。单元格格式须为数字,且小数位数为“0”。

(二)“姓名”按“居民身份证”进行填写。

(三)“材料号”中的阿拉伯数字:

1 代表“入学材料”

2 代表“学习材料”

3 代表“学籍材料”

4 代表“鉴定材料”

5 代表“实习材料”

6 代表“毕业材料”

7 代表“学位材料”

8 代表“奖励材料”

9 代表“处分材料”

10 代表“组织材料”,其中:①入团材料在入党材料前,②“入团志愿书”在前,其他入团材料按时间排序;③入党志愿书在前,其他入党材料按时间排序。

11 代表“体检材料”

12 代表“出国(出境)材料”

13 代表“应征入伍等其他材料”

14 代表“档案转递信息”

注:阿拉伯数字“.0001”为1—14中具体材料的顺序号(单元格格式须为数字,且小数位数为“4”)

(四)“材料类别”按照下拉菜单进行选择,并与“材料名称”的内容相对应。分类标准详见《吉林省普通高等学校学生档案管理办法(试行)》(吉教学[2018]30号)第十条。

(五)“材料名称”按照归档材料的“文件标题”进行填写。

(六)“责任者”按照归档文件的签章单位填写,其中“自传”填写本人。

(七)“文件日期”按照形成材料的形成时间填写。以国际标准日期表示法标注年月日(单元格格式须为数字,且小数位数为“0”),例如“19990909”(《归档文件整理规则》DA/T 22-2015)。

(八)“文件规格”按照下拉菜单进行选择,例如“入党志愿书”选择“制式文件”。

(九)“份数”按照实际情况填写,一般为“1”(即存1份)。单元格格式须为数字,且小数位数为“0”。

(十)“页数”按照实际情况填写,须与纸质档案页数一致。其中:制式文件(例如“本科毕业生登记表”)按照文件尾页的页号进行填写,非制式文件按照有字的页面(带字的算1页)进行统计。单元格格式须为数字,且小数位数为“0”。

三、各单位打印《归档文件目录》”前,应将此表的电子稿送至档案馆进行审查;审查合格后打印一式两份(须与电子表格一致),移交人签署姓名、加盖单位公章后,与档案馆履行交接手续。

四、档案交接后,由接收人完善电子表格并将档案信息上传至《南大之星》档案网络管理系统。


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