各单位：

为了做好2021年综合档案和2022年师生员工人事档案的接收工作以及兼职档案员的备案工作，现将有关要求通知如下：

一、2021年综合档案的接收工作

1. 按照《归档范围与保管期限表》（详见“太阳集团0638官方网站档案馆/归档指南/归档范围”）整理归档材料，与防疫有关的材料参照《重大活动和突发事件档案管理办法》（国家档案局[2020]第16号令）执行。

2. 按照《归档文件整理规则》（DA/T22－2015）进行组件、分类、排列、编号、编目，填写《综合档案归档文件目录》。

3. 将归档材料和《综合档案归档文件目录》（电子稿）移交档案馆进行立卷检查。

3.1 党群类、行政类、外事类、出版类和设备类归档材料的立卷检查人为乔晓秋。

3.2 教学类、科研类、基建类、财会类和声像类归档材料的立卷检查人为陈鲲。

4. 立卷检查合格后，按照《档案著录规则》（DA/T18－1999）进行著录，填写《全引目录》《文件目录》《案卷封面》和《卷内备考表》。

5. 按照《纸质档案数字化规范》（DA/T31－2017）和《录音录像档案数字化规范》（DA/T62－2017）加工已著录的档案。

6. 电子档案验收合格后装订纸本案卷，填写《归档文件目录》（一式两份），双方签字（移交人、分管档案工作领导和档案员、综合档案部负责人）加盖公章履行移交手续，各执一份存查。

二、2021年教职工人事档案的接收工作

1. 按照《干部人事档案工作条例》第十九条整理归档材料，填写《教职工人事档案归档文件目录》，其中：

（1）入党申请人、入党积极分子和预备党员的入党材料，由其所在基层党组织保管。

（2）党团材料的排列顺序：①入团材料在入党材料前，② “入团志愿书”在前，其他入团材料按时间排序；③入党志愿书在前，其他入党材料按时间排序。

（3）经过鉴别，不应归档的材料由移交单位视情况处理（一般退还形成材料的单位）。

2. 档案材料缺失的，由移交单位联系寄出或形成档案的单位，及时进行补充。对无法补齐的档案材料，由移交单位出具“情况说明”，经分管档案工作领导签字、加盖公章后存入教职工人事档案。

3. 将归档材料和《教职工人事档案归档文件目录》（电子稿）移交档案馆进行检查，教职工人事档案的检查人为徐步丹。

4. 检查合格后，填写《归档文件目录》（一式两份），双方签字（移交人、分管档案工作领导和档案员、人事档案部负责人）加盖公章履行移交手续，各执一份存查。

三、2022级新生档案的接收工作

1.按照《吉林省普通高等学校档案管理办法（试行）》第十条整理归档材料，填写《学生档案归档文件目录》，其中：

（1）入党申请人、入党积极分子和预备党员的入党材料，由其所在基层党组织保管。

（2）党团材料的排列顺序：①入团材料在入党材料前，② “入团志愿书”在前，其他入团材料按时间排序；③入党志愿书在前，其他入党材料按时间排序。

（3）经过鉴别，不应归档的材料由学院视情况处理（一般退还形成材料的单位）。

2.档案材料缺失的，由学院会同职能部门联系寄出或形成档案的单位，及时进行补充。对无法补齐的档案材料，由学院出具“情况说明”，经分党委副书记签字、加盖公章后存入学生档案。

3.2022年考入本校研究生的学生，由学院凭名单来馆领取学生档案，回学院填写《学生档案归档文件目录》。

4.将归档材料和《学生档案归档文件目录》（电子稿）移交档案馆进行检查，学生档案的检查人为康楚楚。

5.验收合格后，填写《归档文件目录》（一式两份），双方签字（移交人、分管档案工作领导和档案员、人事档案部负责人）加盖公章履行移交手续，各执一份存查。

四、兼职档案员备案工作

1.请各单位到档案馆网页下载《太阳集团0638官方网站兼职档案员备案表》，按照《太阳集团0638官方网站兼职档案员工作管理办法》（吉师大校发字[2012]12号）备案兼职档案员和分管档案工作领导，经单位负责人签字后交给档案馆备案。

2.档案馆已为兼职档案员在《南大之星》档案网络管理系统开通账号，按照“增量档案及时开放、存量档案有序开放”的原则向各单位陆续开放本部门的档案，兼职档案员利用档案时要遵守《档案法》等法律法规的规定。

五、相关要求

1. 纸质文件（非人事档案）须拆除卷内的金属物，破损的材料修补后再归档。

2. 电子文件按照《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局[2018]第14号令）和《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894－2016）接收。

3. 没有责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“[ ]”号；考证无结果的文件，因无法发挥“留凭存史、资政育人”的作用，不予存档。

4. 各单位移交档案前须检查案卷质量，尤其要检查文件的公章、签名是否漏盖（签）以及是否缺页少件等。

5. 对不符合存档要求的归档材料，档案馆会依法退回、限期改正后重新移交。

6. 未完成2019年和2020年档案移交工作的单位，参照上述办法归档。

六、本通知提及的各项国家（行业）标准和相关表格请到档案馆网站下载。

七、从明年开始，各单位档案材料的归档时间，根据《高等学校档案管理办法》（2008年8月20日教育部、国家档案局令第27号发布）第十八条调整为：

1. 学校各部门在次学年6月底前归档。

2. 各院系等在次学年寒假前归档。

3. 科研类档案在项目完成后两个月内归档，基建类档案在项目完成后三个月内归档。

4. 教职工人事档案形成后即可归档。

5. 每年3月和9月按学院接收学生档案。

八、从明年开始，若无特殊要求，档案馆只下发《档案扫描时间表》、不再下发移交档案的工作通知，请各单位按上述要求移交档案。

附：

（1）各单位档案扫描时间表

（2）兼职档案员备案表

太阳集团0638官方网站档案馆 

2022年10月31日