各单位：

新冠肺炎疫情发生以来，学校党委带领全校师生员工众志成城抗击疫情，在此过程中形成大量的文本、声像、电子和实物等材料，这些材料对今后工作查考、经验借鉴、历史研究具有十分重要的意义，现根据《重大活动和突发事件档案管理办法》（国家档案局[2020]第16号令），按照专题档案全面收集疫情防控工作档案，同时接收2022年的归档材料。有关要求通知如下：

一、疫情防控专题档案的归档范围

本次收集2020—2022年学校抗击新冠肺炎疫情工作中形成的具有保存价值的档案（包括文字、图表、录音、录像、照片、电子文件、实物等），具体包括：

（一）上级党委、政府关于新冠肺炎疫情防控工作的重大决策部署、规定、通知、通报、批示、指示等；

（二）学校关于新冠肺炎疫情防控工作的文件、公告、简报、通知、通告、防控工作方案（应急预案）、各类统计报表以及各类普及宣传、解读疫情防控知识的资料、手册、宣传片、视频等；

（三）学校组织师生员工核酸检测、相关医疗防控物资保障、落实属地疾控部门防控政策等工作形成的材料；

（四）接受（向）社会捐赠防控物资形成的材料；

（五）在新冠肺炎疫情防控工作中表现突出的个人或集体，受到上级组织或学校表彰的文件、感谢信、奖状奖杯、典型事迹材料等；违反防疫工作相关规定的组织和个人的处罚材料；

（六）关于停课复学、线上线下教学工作中形成的相关材料；

（七）校内外媒体宣传学校疫情防控相关工作新闻报道材料；

（八）在疫情防控工作中，有关师生出国、归国，留学生的教学和日常管理等形成的相关材料；

（九）学校师生员工、离退休老同志、校友创作的以疫情防控工作为主题的各类文学艺术作品，例如书法、诗歌、歌曲、绘画等；

（十）在疫情防控（含志愿服务）工作中产生的文字资料、音频、视频、电子照片、电子文件等；

（十一）防护服、口罩、面罩、护目镜、体温枪（计）、消毒设施、卡证、宣传条幅等各类实物档案；

（十二）其它在疫情防控工作中有保存归档价值的相关材料。

二、疫情防控专题档案的归档要求

各归档单位要加强领导，明确责任，指定专人，认真做好疫情防控专题档案的收集、整理和移交工作，做到应收尽收、应归尽归。

1.归档材料须为原件，内容要真实、积极乐观，文字图表要简明扼要，声像资料要清晰流畅，突出原始性。

2.电子照片一般不小于3M，不得用PS等方法对照片进行增减或修饰。

3.电文文件以PDF格式、音频文件以MP3格式、视频文件以MP4格式归档。

4.实物及声像档案（照片、视频及音频）均附简要文字说明，写清时间、地点、人物、事项。

5.各单位按照《归档文件整理规则》（DA/T22－2015）对疫情防控专题档案进行组件、分类、排列、编号、编目，填写《综合档案归档文件目录》（电子稿）移交综合档案部进行立卷检查。

6.立卷检查合格后，各单位按照《档案著录规则》（DA/T18－1999）进行著录，填写《全引目录》《文件目录》《案卷封面》和《卷内备考表》。

7.电子档案验收合格后，各单位装订纸质案卷并填写《归档文件目录》（一式两份），双方签字（移交人、分管档案工作领导和档案员、综合档案部负责人）加盖公章履行移交手续，各执一份存查。

三、2022年档案的归档安排

1.综合档案按照《归档范围与保管期限表》整理归档材料，填写《综合档案归档文件目录》（电子稿）移交综合档案部进行立卷检查，检查合格后移交纸质档案和电子档案。

2.人事档案按照《干部人事档案工作条例》整理归档材料，填写《教职工人事档案归档文件目录》（电子稿）移交人事档案部进行立卷检查，检查合格后移交纸质档案，并按照《纸质档案数字化规范》（DA/T31－2017）加工常用档案材料供归档部门使用。

3.学生档案按照《吉林省普通高等学校档案管理办法（试行）》整理归档材料，填写《学生档案归档文件目录》（电子稿），移交人事档案部进行立卷检查，检查合格后移交纸质档案。

四、相关工作要求

1.未备案兼职档案员的归档单位，请到档案馆网站下载《太阳集团0638官方网站兼职档案员备案表》，经单位负责人签字后交给档案馆备案。

2.各单位移交档案前须检查案卷质量，尤其要检查文件的公章、签名、时间等是否漏盖（签）以及是否缺页少件等。

3.对不符合存档要求的归档材料，档案馆会依法退回、限期改正后重新移交。对未按时移交或立卷质量不高的单位，发放《太阳集团0638官方网站档案移交反馈意见表》。

4.未完成2019—2021年档案移交工作的单位，参照上述办法归档。

5.本工作通知提及的国家（行业）标准和相关表格请到档案馆网站下载。

五、档案馆开发《学历学位查询系统》和《档案邮寄查询系统》时，软件公司交付了全套的学生档案管理系统。学生档案按件导入后，能够自动生成档案目录、档案转递单和档案邮寄信息，可批量下载和打印。有意参与测试的学院，请来馆领取2023届毕业生档案材料进行著录。学生档案自2021级开始使用该系统进行管理。

附：综合档案扫描时间表

太阳集团0638官方网站档案馆

2023年4月19日