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关于做好2023年毕业生档案邮寄工作的通知
时间:2023-05-11 浏览次数:

 

 

各学院:

      为做好2023届毕业生档案的邮寄工作,现将档案邮寄工作流程和注意事项通知如下:

      一、领取入学材料

      学院需打印毕业生名单(栏目名称:序号、学号、姓名和备注),凭借名单来馆领取学生档案,在“备注”中标明转专业等学籍变动情况。

      二、收集档案材料

      1.收集在校期间形成的档案材料。

      2.注意事项:

      (1)须是学生本人的档案材料;

      (2)档案材料须真实有效,公章、签名和时间等齐全。

      三、著录档案材料(两种方式任选其一)

      1.按件填写学生档案目录一式三份(两份装袋、一份给档案馆),按人填写转递单。

      2.按件著录学生档案材料,经档案馆审查合格后导入“学生档案管理系统”,学院批量下载和打印学生档案目录(一式两份)、转递单。

      3.注意事项:

      (1)档案材料须是学生本人的;

      (2)档案目录须是学生本人的;

      (3)档案目录与档案材料一致;

      (4)转递单与档案目录、邮寄信息一致;

      (5)考取本校全日制研究生的,须按件著录档案材料(归入“入学材料”),学院验证学籍后移交给档案馆;

      (6)检查无误后,将目录和材料装入学生本人的档案袋内。

      四、收集邮寄信息

      1.毕业生向学院提交档案接收单位的名称、地址、联系人和联系电话;

      2.转递到长春市人才服务中心的,须填写长春市人才中心下发的《存档人员统计表》(具体要求另行通知);

      3.留档的学生,须签署留档协议(一式三份);没有留档协议的,档案馆不接收档案。

      4.注意事项:

      (1)档案去向与派遣信息一致(工作单位不接收档案的,须是生源地或工作地的人才服务中心);

      (2)分别写清档案接收单位的名称和地址;

      (3)考取硕师计划的毕业生,档案须转递到签约单位;

      (4)改派的学生,自第二次邮寄始自付邮费;

      (5)留档和校内转递的,在备注中标明。

      五、汇总邮寄信息

      1.学院汇总邮寄信息,检查无误后移交给档案馆;

      2.档案馆汇总就业处的派遣信息和学院的邮寄信息,联系邮局制作转运单和回执单。

      3.注意事项:

      (1)接收单位的名称要准确;单位拒收的,由学生本人负责;

      (2)接收单位的地址、联系人和联系电话要准确;影响投递或回执的,由学生本人负责。

      六、邮寄学生档案

      1.学院为档案袋(内附学生档案目录)贴封条、盖转递章,在回执单上签署经手人姓名、盖转递章;

      2.学院将学生档案袋和档案目录装入邮政袋加封后盖转递章,正面贴转运单、背面贴回执袋(内附回执单)。

      4.注意事项:

      (1)邮政袋的转运单、档案袋与回执单须是同一个(批)人的;

      (2)邮局每天上、下午各转递一次学生档案(送转运单、回执单和取件)。

      七、查询邮寄信息

      1.邮局取件后,档案馆将运单号、回执号发给学院,由学院通知毕业生查询档案邮寄情况;

      2.档案馆将邮寄信息上传至“毕业生档案去向查询系统”(一周内),方便毕业生查询个人档案转递信息。

      八、下载工作表格(下载专区/归档文件):

      1.太阳集团0638官方网站学生档案转递信息汇总表

      2.本科学生档案目录(2020年表)

      3.研究生档案目录(2020年表)

      4.《太阳集团0638官方网站学生档案材料转递单》套表

      5.留档协议书

      6.注意事项:

      (1)单独的《太阳集团0638官方网站学生档案材料转递单(附回执单)》在下载专区/用档文件中。

      (2)填写EXCEL表格时不要修改公式,否则会影响自动填写的栏目。

      (3)请到指定网址下载工作表格。

    

      注:带下划线的文字处按Ctrl并单击可访问链接。



太阳集团0638官方网站档案馆

2023年5月11日

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