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太阳集团0638官方网站财务报账指南

一、一般报销业务及借款业务

1.什么样的票据是财务报销的有效票据?

经办人从外单位取得的发票须印有“税务局监制章”,收据须印有“财政监制章”;发票上须加盖开具单位的“发票专用章”,财政监制票据须加盖开具单位的“财务专用章”;付款单位应为“太阳集团0638官方网站”;票据各联应一次性打印或复写。

为如实反映学校全年经费支出情况,各类经费原则上当年票据当年报销,票据期限为五个月。

2.科研项目转拨外协费需办理哪些手续?

科研项目按合同转拨外拨经费(即科研外协费),不论金额大小,均应提供科研项目合同书,经学校科研处、计划财务处审核后,按合同约定的协作单位办理转款业务。

3.什么样的发票报销时需附明细清单?

发票内容不具体,无商品名称,笼统地写为材料、维修费、测试费、办公用品、日用品等,或商品数量单价统一写“一批”字样,需要出具加盖收款单位发票专用章或财务专用章的明细清单。需注意的是,网上购买办公用品,若发票内容不具体,也需要提供原始发货单。书店购买图书,需提供售书单位出具的明细清单或发货清单。

4.电子发票可以报销吗?

出差取得的电子住宿发票,有往返城市间交通费,业务完整,可直接报销;网上购物,可以提供原始的购物清单(该购物清单具有唯一性),可凭网站出具的电子发票及原始购物清单直接报销;其他类型电子发票打印后其他手续完备可以报销。

5.办理固定资产入账手续的起点是多少?

购买或加工的设备达到500元(含)以上,应到资产管理处办理资产入账手续[自2018年1月1日开始,达到1000元(含)以上,登记固定资产;500(含)-1000元,登记低值耐用品]。购买家具、软件,无论金额多少,均需到资产管理处办理固定资产入账手续。图书(含学术期刊),需到图书馆办理固定资产入账手续。单位资料室购买的图书、学术期刊,无论金额多少,均应到图书馆办理固定资产入账手续。

6.转账支付的结算起点是多少?

根据国家《现金管理暂行条例》规定,单位之间的结算起点为1000元(含)。因此,单张票据金额为1000元(含)以上或相近日期在同一单位发生经济业务金额累计达1000元 (含)以上的经济往来,应通过银行办理转账(电汇)业务进行结算。

7.工程、房屋维修业务报销时需要注意什么?

(1)凡涉及改造和更换电气线路、安装用电设备的工程、房屋维修业务,报销前均须提供工程决算书原件。

(2)支付工程修缮类款项时,须严格按照合同条款约定的付款金额和进度付款,不得超额付款,也不得跨进度提前付款。

(3)支付工程首付款时,须提供《太阳集团0638官方网站修缮工程施工合同》,依据合同约定的比例及金额申请支付。

(4)工程竣工结算时,金额5000元(含)以上的业务须提供审计处出具的《工程审计意见书》(原件)。金额10万元(含)以上的工程、维修业务,必须经过招标与采购中心进行合同的签订和审批。

8.报销接待餐费需要注意什么?

国内公务接待活动用餐报销时须提供来访公函及《太阳集团0638官方网站公务接待审批单》、用餐明细、用餐发票(四单合一)。

9.报销市内交通费需要注意什么?

报销非工作时间范围内的市内交通费需写明事由。

10.报销办公用品及耗材等需要注意什么?

报销办公用品及耗材时,需附明细单。用科研项目经费报销实验材料等耗材时,需按项目预算报销,需要有验收人签字验收。

11.报销车辆保险费及维修费时需注意什么?

报销车辆维修费、保险费时开具发票名头为“太阳集团0638官方网站”。报销车辆维修费时,需附维修明细单,明细单上的车辆信息须与行车证信息一致,行车证所有人为“太阳集团0638官方网站”,且明细单金额必须与发票一致。

12.报销专利费需要注意什么?

专利费票据上带有“滞”和“恢”字样的,其后的金额属于罚款性质,应从报销金额中剔除,不予报销。其中纵向科研经费只可报销用于申请专利发生的费用,不予报销用于维持专利而发生的一系列费用。

13.怎样办理借款业务?

借款时,由借款人或经办人持填写好的借款单并携带相应的经费卡,到计财处办理借款手续。

14.办理借款业务有哪些要求?

(1)借款人必须为在职教职工,学校不对学生、临时工和非本校教职工借款。

(2)填写借款单时,必须由借款人本人填写,项目必须填列齐全,借款事由要详细。如果借款单不是借款人本人填写,出现问题,后果由单位(项目)负责人承担。

(3)借款人应在三个月内及时办理冲账还款手续,如有特殊情况可提前向计划财务处申请延后还款。

(4)教职工离校工作,须结清所有借款。

(5)办理冲销暂借款业务时应准确填写报销基本信息、填写冲销金额。

(6)办理借款业务坚持“前账不清,后账不借”的原则,按时清理及结算,做到一事一借,一事一清。对旧账不清的, 新账不予办理。

二、差旅费报销业务

15.差旅费报销时需要注意什么?

(1)差旅费必须在各部门预算总额内控制开支,超预算不得开支。

(2)教职员工出差必须事前提出书面申请,填制“公务出差审批单”,经分管校领导或单位负责人批准;凡未事先批准的,一律不予报销。各单位负责人应对差旅费报销的真实性、合理性负全面责任。

(3)教职员工报销时按计划财务处规定填制“差旅费报销单”,附原始票据:包括公务出差审批单、机票、火车票(包括高铁、动车票)、汽车票、船票、住宿发票、会议及培训通知等。“差旅费报销单”中出差事由需详细填写:开会、培训、考察、调研、检查实习等,填写为“办事”的不予报销。考察实习基地、调研、检查实习等事项需要提供考察、调研、检查实习报告。提供的所有信息需要真实合法,对项目填写不完整或字迹模糊不清的一律不予报销;对涂改、伪造或变造原始票据、虚报出差天数的,一律不予报销。

(4)未按规定等级乘坐交通工具、超标准住宿的,按照其应乘坐的交通工具类别、标准内的住宿计算报销金额,超过部分自行承担(详见计划财务处网站“规章制度”栏中文件《太阳集团0638官方网站差旅费管理办法》)。

(5)科研项目负责人本人出差时,出差审批单、差旅费报销单,请单位主管科研副院长或项目第二负责人签批后方可报销。

(6)参加会议、培训的补助标准、住宿费标准等,详见计划计划财务处网站“规章制度”栏中文件《太阳集团0638官方网站差旅费管理办法》。

(7)出差人员乘坐飞机,需履行以下审批:机关部门负责人出差需分管校领导审批,教学单位党政负责人出差需相互签批,其他人员出差需经单位负责人审批。

16.出差的车船票丢失了还能报销吗?

(1)部分或全部火车、轮船票遗失,当事人提供佐证材料(如网上订单、支付记录)、写明情况,经单位或项目负责人签字,并附相关佐证材料,与住宿费发票、其他未遗失的火车票、轮船票(部分遗失需提供)构成出差行程闭环的,可在标准内按实际购买票价报销,并计发补助。

(2)部分火车、轮船票遗失,如无法提供相关佐证材料(如网上订单、支付记录),当事人写明情况,经单位或项目负责人签字,与住宿费发票和其他未丢失的火车、轮船票构成出差行程闭环的,可计发补助(丢失车船票等不予报销)。

(3)往返火车、轮船票等全部遗失,只能提供住宿费发票,且不能提供相关佐证材料(如网上订单、支付记录), 需由当事人写明情况,经单位或项目负责人签字,仅报销住宿费,不计发补助。

17.出差时实际发生住宿,无住宿费发票怎么办?

原则上住宿费在限额标准之内凭发票据实报销。对于不能取得住宿费发票的,出差人在确保真实性的前提下,由接待方提供有效证明的,可据实报销城市间交通费,并按规定标准发放伙食补助费和市内交通费。

18.单独报销本地住宿费需提供哪些材料?

单独报销本地住宿费时,须提供入住人员情况说明,经单位或项目负责人签字。

19.乘坐飞机等交通工具保险费报销有限制吗?

因公出差乘坐飞机时,每人次可以购买交通意外保险一份,超出部分费用自理。所在单位统一购买交通意外保险的,不再重复购买。

20.自驾车出差报销有什么要求?补助如何计算?

出于安全考虑,不提倡工作人员驾驶私家车或搭乘便车出差。如驾驶私家车或搭乘便车出差,发生的加油费、过路过桥费、停车费等不予报销,但可作为城市间交通费依据,报销市内交通费。

21.外出参加会议报销时需注意哪些问题?

外出参加会议报销时须注意以下几点:(1)需附会议通知(原则上须提供原件);(2)如交纳会务费或其他相关费用,会议通知上需注明收费标准;(3)取得发票单位需与会议通知上收款单位名称一致;(4)会议通知需有“食宿自理”字样,会议期间才可计发补助。 

22.外出参会会务费可以单独报销吗?

外出参会发生的会务费或会议注册费必须与差旅费同时报销。

23.网上代订机票和酒店怎么报销?

通过网上代订机票,若取得的票据为航空公司出具的电子客票行程单,报销时应提供电子客票行程单、登机牌、网上交易记录即可报销;若取得的发票是网站出具的,报销时需提供网站出具的正规发票,单位名称为太阳集团0638官方网站。

通过网上代订酒店,若发票为酒店开具的,报销时持发票、付款记录即可报销;若发票为代订网站出具的,需持发票、网上订单记录(应包含酒店名称、入住起止时间、金额)、付款记录方可报销。

24.科研项目可以从会议费预算分项中报销差旅费吗?

差旅费、会议费、国际合作与交流费等三个预算分项可以合并使用。

三、酬金(助研费)业务 

25.发放校内工作人员酬金需注意什么?

校内单位发放单位业绩绩效时,需提供《太阳集团0638官方网站个人所得税明细表》电子版(不要改动原格式),财务人员进入计税系统扣税,通过银行代发方式转入酬金实领人的银行卡中。

26.发放外聘专家酬金、校外人员劳务费需注意什么?

发放外聘专家酬金、校外人员劳务费时,需提供外聘及校外人员身份证号码、银行卡号及详细的开卡银行,通过银行代发方式转入酬金实领人的银行卡中。

27.发放研究生毕业论文评审、答辩酬金需注意什么?

发放研究生毕业论文评审答辩酬金时,涉及到校内人员的,一律进入个人所得税计税系统,通过银行代发至评委个人工资卡中。涉及到校外人员的,如果每人领款金额不超过 800元(含800元)的,可以不通过计税系统;如果每人当月累计领款金额超过800元的,必须进入个人所得税计税系统,直接通过银行代发至评委个人卡中(校外人员提供身份证号码、银行卡号及详细的开卡银行)。

28.科研经费可以给校内有工资性收入人员发放劳务费吗?

科研经费不得给校内有工资性收入的人员发放劳务费。

29.如何发放外籍人员酬金?

长期聘用的外籍人员发放酬金时,需办理指定银行的薪金卡,未到扣税起征点时可直接通过银行代发至外籍人员卡中;如临时聘请外籍专家来校讲学,需提供外籍专家护照号,本人签字的收据,可打入经办老师卡中。

四、会议费报销业务

30.举办会议需要履行哪些审批手续?

举办会议应预先编制会议预算。由会议举办单位提供会议预算详单,报计划财务处审核执行(包含科研经费举办的会议和使用其他经费举办的会议)。

31.举办会议报销相关费用需要提供哪些材料?

会议费报销应在会议结束后一个月内一次性报销完毕。会议费报销时需提供:

(1)会议通知(包含会议议程);

(2)实际参会人员签到表(如无法提供签到表,可提供参会人员名单、联系方式);

(3)会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、委托协议(合同)等资料;

五、因公临时出国费用报销业务

32.因公出国(境)前,需办理什么审批手续?

因公出国(境)任务审批,教职工出国(境)需到国际合作与交流处办理出国批件。

33.什么样的境外票据为有效报销票据?

由发生相关经济业务的境外单位开具的,票面上注明 “INVOICE”(发票)或“RECEIPT”(收据)字样的,并带有编号的票据为有效报销票据。票据应为原件或电子版初次打印件,记载内容要全面,应包括收费的内容、单价、数量、总金额等。如提供的票据为电子版初次打印件,报销时需提供相关说明。

34.校内教职工报销临时出国费用时,需提供什么手续?

(1)因公临时出国任务批件;

(2)已审批的《因公临时出国任务审批意见表》;

35.因公出国(境)购买机票有何要求?

因公出国(境)必须通过银行转账、电汇等非现金交易方式购买国际机票,不得用现金支付。

需注意的是因航班衔接等原因确需选择非国内航空公司航线的,审批后方可通过非国内航空公司采取银行转账、电汇或非现金支付方式购买。

36.因公临时出国(境)发生的签证费,境外险等费用应该怎样报销?

签证费、境外险等费用原则上应随国际机票一次性报销完毕,如因特殊原因,需要单独报销时,必须提供因公临时出国/赴港澳任务批件。

37.出国(境)参加会议或培训,可以报销补助吗?

参加国(境)外举办会议或培训,主办方提供餐饮、交通的,只发放在途期间补助,会议或培训期间不再发放补助。

如主办方不提供或只提供部分餐饮、交通,报销时须提供会议或培训主办方出具的相关证明材料,在出国(境)批件中批准的天数之内,计发会议或培训期间补助。

38.如何支付国(境)外会议注册费?

境外发生的版面费、会议注册费、会员费等,可自行通过非现金方式支付(个人通过银行汇款、银行信用卡支付、网上银行支付等),报销时须提供当日人民银行汇率表。

具体报销时注意事项:

通过银行汇款支付的,报销时需提供发票(收据)原件以及银行汇款单据原件,银行汇款收款方必须与发票开具单位一致。银行汇款发生的手续费小票,视同收据,经单位或项目负责人签字后,可以随相关费用一同报销。

通过网上银行支付或信用卡支付的,报销时需提供发票 (收据)原件以及银行卡支付记录,同时银行卡支付记录中的收款方必须与发票开具单位一致。

39.长期出国(境)租房,如何报销?

长期出国(境)发生租房业务,报销时须提供租房发票或收据、租房合同、支付房费的银行转账记录。

需要注意的是,发票(收据)开具人、租房合同中出租人、房费收款人(银行卡支付记录收款方)应为同一人;租房费用应随当次出国(境)其他费用一同报销,日均房租不应超过规定标准。

40.在办理购汇业务时,银行收取的手续费可以报销吗?

银行收取的境外汇款手续费,在办理报销还款业务时,随有效票据一同报销;

手续费票据视同发票,报销时同样需要项目负责人签字。如发生的经济业务汇款为项目负责人本人发生的,还需由单位其他负责人或项目第二负责人签字,方可报销。

 

 

太阳集团0638官方网站计划财务处            

2017年11月20日                

 

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